Jak vybrat účetní a ekonomický program pro Vaši firmu
Výběr informačního systému je obtížná záležitost. Na trhu existují desítky programů pro malé firmy a je těžké se v nabídce orientovat. Výsledný výběr na dlouhou dobu ovlivní chod Vaší firmy i výkonnost a spokojenost zaměstnanců, kteří budou program ovládat.
- sepište si požadavky a stanovte si kritéria výběru - co všechno od nového informačního systému očekáváte (např. cizí měny v účetnictví, sériová čísla ve skladové evidenci, postupné vykrývání přijatých objednávek, zpracovávání nabídek apod.).
- získejte informace o co největším počtu dostupných programů a vyberte si 3 - 5, které se Vám nejvíce pozdávají
- stáhněte si nebo si vyžádejte demoverzi nebo START verzi programu, nainstalujte a podívejte se, jak program vypadá a jak se ovládá
- účetní a ekonomický program si nechejte představit od zástupce firmy nebo jejich partnera a nechejte si zpracovat nabídku
- nabídka by měla obsahovat informace o ceně za licenci, ceně a podmínkách uživatelské podpory včetně pravidelných aktualizací, ceně a podmínkách servisních a školících prací a reference
Vyberte ten produkt, který má:
- požadovanou funkcionalitu a dobře se Vám ovládá,
- není nutné pro jeho instalaci pořizovat nové počítače,
- je dostupný převod dat z Vašeho současného programu do nového,
- má kvalitní zákaznickou podporu (zástupce firmy nebo jejich partner je Vám na blízku a reaguje na Vaše dotazy) a pravidelnou aktualizaci včetně legislativy,
- má dobré reference,
- jehož výrobce je stabilní firma s dlouhou historií.
Asi překvapivě zde nehovořím o ceně. Je možné, že dostanete nabídky, které se budou cenově velmi lišit. Na prvním místě se nejčastěji objevuje cena za licenci (nákup) programu. Opticky může být rozdíl v ceně vysoký (např. nejlevnější nabídka bude za 8 900 Kč, nejdražší za 28 200 Kč). Rozdíl v cenách vypadá hrozivě, ale ve skutečnosti je to "pouze" rozdíl o velikost jednoho platu Vašeho zaměstnance. Levnější nabídky mohou také obsahovat pouze základní verze a prodejce počítá s budoucími prodeji dalších funkcí. Velké rozdíly bývají také v hodinových sazbách konzultantů za instalaci, nastavení a zaškolení produktu. A v neposlední řadě také v ceně za zákaznickou a legislativní podporu. Na druhou stranu, co je nejdražší, nemusí být nejlepší a naopak. Vždy záleží na potřebách zákazníka a parametrech produktu.