Převod roku - příprava HELIOS Red pro nový rok - stručně

Pro každý rok (účetní období) má HELIOS Red samostatnou instalaci (složku).

1) Instalace adresáře pro nový rok

V HELIOS Red ve starém roce zvolte modul Správa systému - Instalace - Instalace adresáře pro zpracování nového roku. Program Vám nabídne vytvoření nové složky (adresáře). Pokud s nabídkou souhlasíte, pokračujte tlačítkem Vytvořit adresář. Volba provede nakopírování instalace do nové složky (adresáře). Následně doporučuji provést archivaci dat všech modulů Helios Red (Údržba dat - Centrální zálohování)

2 ) Samotná příprava pro zpracování v novém roce

V HELIOS Red v novém roce otevřete postupně všechny moduly a ve volbě Pomocné práce - Příprava zpracování v novém roce proveďte jednotlivé operace.

V modulu Účetnictví není nutné provést poslední tři operace (Aktualizace pohledávek, Aktualizace závazků a Aktualizace počátečních stavů). Aktualizace můžete udělat kdykoliv později, i opakovaně. Pokud ve starém roce provedete nějakou úhradu, případně přidáte fakturu, aktualizací tyto změny dostanete do nového roku.

V modulu Skladová evidence je také vazba na starý rok. Volbou Aktualizace počátečních stavů do nového roku dostanete konečné stavy na skladových kartách ve starém roce.

V modulech Majetek a Mzdy a Personalistika je dobré ve starém roce provést odpisy a doplnit mzdy za prosinec a poté v novém roce provést opětovný import dat z minulého roku (tak, aby se do nového roku projevily úpravy starého roku).

V modulu Nákup a prodej doporučuji nemazat ukončené objednávky ze starého roku a nechat si je i v novém roce. Budete tak mít možnost vyhodnocování prodejních a nákupních objednávek za více let v jedné instalaci Helios Red.

Příprava na zpracování agendy v novém roce není obtížná. Pokud s ní však budete potřebovat poradit, v rámci placené konzultace převod roku provedu. Převod lze uskutečnit i po telefonu nebo s využitím vzdáleného připojení.

Příprava zpracování dat v novém roce - podrobně

1. Záloha celého adresáře, archivace na DVD nebo do cloudu

Před začátkem jakýchkoliv prací je dobré si celý adresář s HELIOS Red zazipovat a archivovat (vypálit na DVD, nahrát do cloudu, nahrát na FLASH disk). Celkově je vhodné nastavit zálohování celé složky HELIOS Red, aby pravidelná záloha probíhala automaticky.

2. Stažení a instalace Update verzí HELIOS Red

Aktualizaci jednoduše spustíme tlačítkem Stáhnout aktualizace z úvodního okna HELIOS Red. Program sám vyhledá nové verze a nabídne je ke stažení. Poté potvrdíme, že chceme nainstalovat stažený update.

Během aktualizace nesmí v HELIOS Red nikdo pracovat. Pod tlačítkem Systémové informace – Přihlášení uživatelé si to můžeme ověřit.

Po instalace update je vhodné postupně každý modul spustit a ukončit. Ale není to nezbytně potřeba (např. u multilicencí a většího počtu modulů), potřebné indexace se budou nabízet vždy při prvním spuštění daného modulu.

3. Indexace, Indexace + odstranění smazaných záznamů

Při převodu roku provedeme v každém modulu Indexaci + odstranění smazaných záznamů. Dojde tím i k indexaci systémovou souborů.

4. Kontrolní chody (účto), kontrola skutečných stavů (sklady)

Nejdůležitější je spustit kontrolní chody v modulu Účetnictví (Uzávěrka – Kontrolní chody). V kontrolních chodech dojde tlačítkem je možné pomocí F4 odznačit všechna zatržení. Před instalací nového roku je třeba překontrolovat zejména: Kontrola duplicity hlaviček, Kontrola existence hlaviček a Kontrola existence položek DPH.

V modulu Skladová evidence zásob je třeba spustit Kontrolu skutečných stavů (v menu Pomocné práce).

V modulu Nákup a prodej je vhodné spustit kontrolu rezervací (Rezervace – Kontrolní chod)

V Maloobchodní pokladně je dobré udělat kontrolní chod Exporty/nastavení – Kontrolní chody pokladen. Pokud najde problém, objeví se tlačítko pro opravu. Opravuje se pak případně jedno období po druhém.

V modulu Obchodní partneři přepočítat „aktuální pohledávky“ a „aktuální závazky“ přes hromadnou aktualizaci ve Vstup partnerů, Aktualizace/exporty – ruční hromadná aktualizace – údaje pohledávky/závazky – přepočítat aktuální pohledávky, aktuální závazky. Nebo to lze udělat přes Účetnictví – Kontrolní chody – Přepočet pohledávek a závazků a zápis na kartu partnerů (zaktualizuje aktuální závazky a pohledávky).

Mzdy – kontrola dovolené – je zapracována nyní při každé aktualizaci mzdy a nemusí se již dělat ručně.

5. Instalace adresáře pro zpracování nového roku

Před vytvořením adresáře pro nový rok zkontrolovat, zda neobsahuje nějaké nesmysly, např. zbytečné složky, které tam nemají co dělat.

Všechny obrázky by měly být uloženy mimo adresář pro konkrétní rok HELIOS Redu, aby byly dostupné v jakémkoliv roce a ne pouze v daném adresáři HELIOS Red pro daný rok.

Na síti je vhodné zkontrolovat správné nasdílení a mapování síťové jednotky.

Adresáře Backup a Update je možné smazat.

Při kopírování adresářů určitě použít Vypsat problematické adresáře. Překontrolovat volné místo, zda je dostatečné. Po ukončení kopírování je možné vytvořit ikonku na nový rok. Další pak lze vytvořit přes tlačítko Systémové informace. Nový adresář bude menší, vynechá se Backup a Update adresáře.

Vytvoření adresáře pro nový rok je třeba spustit z pracovní stanice, ne ze serveru.

6. Nastavení záloh, kontrola cest, konfigurace zálohování

Zálohovat je nejlepší celý adresář s HELIOS Red.

Kromě zálohy celého adresáře lze samozřejmě zálohovat jednotlivé moduly (Pomocné práce – Konfigurace – Do komprimovaného tvaru) nebo v modulu Správa systému – Údržba dat – Centrální zálohování. V modulu Správa systému – Programy - Definice programů je možné zadat jméno pro soubor se zálohou (Jméno komprimované zálohy). V Pomocné práce – Konfigurace – Systémová konfigurace pak jde nastavit cestu pro zálohování, přidávání data do názvu zálohy a další.

7. Zástupci na plochu, ikonky, kontrola stanic

Na Windows 8.1 se někdy ukazují ikonky prázdné. Řešením je soubor s ikonami Helios_R.dll nakopírovat ze serveru na počítač do složky C:\USER\PUBLIC a odkazovat na ikony tam.

Do zástupce je doporučeno dát ikonku s číslem roku – vždy je jich dostatečný počet na výběr.

Nově jde jednoduše vytvořit zástupce přes tlačítko Systémové informace v úvodní obrazovce HELIOS Red. Vlevo nahoře je odkaz na vložení zástupce na plochu.

U všech stanic při vytváření ikonek kontrolovat, že je správně namapováno.

Dobré je pak vyměnit obrázek na pozadí v jednotlivých modulech, aby každý rok měl jiný obrázek.

8. Zahájení roku v jednotlivých modulech

V modulu Účetnictví je vhodné na záludný dotaz „Provést roční kurzové rozdíly“ odpovědět ANO.

Pozor u modulu Nákup a prodej. Pokud chcete mít v novém roce předchozí doklady, udělejte si převod až úplně na konci roku. Potom už byste neměli další prodejní nebo nákupní objednávky pořizovat do starého roku.

Pokladní prodej je dobré převést po převodu Skladové evidence. Pokud děláte převod dopředu, odškrtněte si „Převzít konečné stavy pokladen“. Do počátečních stavů v pokladnách se natáhne nula. Na začátku roku si pomocí Dotace pokladny zadáte požadovaný počáteční stav.

V Obchodních partnerech se žádný převod roku nedělá, kromě případu, kdy zákazník používá Knihu přijaté a odeslané pošty. Pak je třeba v Pomocných pracech přečíslovat.

Prosincovou výplatu v modulu Mzdy je třeba udělat ve starém roce a až pak provést převod dat. Teprve v únoru si importovat data z minulého roku. Nezapomenout provést aktualizaci programu, aby pro lednové výplaty byly k dispozici legislativní změny. Mzdy a Personalistika jsou stejná data, v modulu Personalistika se tedy žádný převod nedělá.

Stejně tak to platí i v modulu Majetek. Až po dodělání agendy za rok předchozí rok provedete import dat z minulého roku. Do té doby se nesmí v novém roce pracovat.

V Manažerském vyhodnocování je třeba přidat Cesty pro další rok v Konfiguraci modulu.

Mohlo by Vás také zajímat: Zásady bezproblémového používání HELIOS Red